Een goed uitgedachte jaarkalender zorgt voor veel meer dan een lekker lopend schooljaar. Een jaarplanning zorgt ervoor dat iedereen in jouw team weet wat er staat te gebeuren, maar ook dat je alle onderwijsactiviteiten logisch op elkaar laat volgen. Met als gevolg dat je geen zaken dubbel loopt te doen én jij als IB-er niet meer achter de feiten aanloopt.
Hoe je zorgt voor een prettige jaarkalender waar alle belangrijke acties uit je zorgstructuur opstaan én er ook ruimte is voor andere activiteiten, lees je in deze blog.
Tips en aandachtspunten om te zorgen dat jij de zorgstructuur goed kan plannen voor het aankomende schooljaar. (met een voorbeeldjaarplanning).
Wat is een jaarkalender?
Een jaarkalender of jaarplanning is een overzicht van alle onderwijsactiviteiten in één schooljaar. Naast een aantal vaststaande zaken, zoals einde schooljaar en vakanties, neem je hier alle belangrijke momenten in het schooljaar op. Je zorgt er daarbij voor dat je bewuste afwegingen maakt om de verschillende activiteiten logisch op elkaar te laten volgen.
Op die manier zorg je ook nog eens dat je kan aantonen dat je voldoet aan een van de belangrijkste taken die je als basisschool hebt: het onderwijs zichtbaar afstemmen op wat jullie leerlingen nodig hebben.
Wat staat er op een goede jaarplanning?
Een goede jaarplanning is volledig, goed doordacht en sluit aan bij jullie gewenste ritme in het schooljaar. Er zijn geen vaste voorwaarden aan een kalender voor het schooljaar. Toch is het fijn als een aantal zaken duidelijk vermeld staan op jullie planning.
Allereerst de vaststaande momenten: schoolvakanties, feestdagen en vrije dagen worden vaak bepaald door overheid en/of bestuur. Daar kan je slechts beperkt van afwijken. Die zijn mede bepalend voor de planning van de andere activiteiten in een schooljaar.
Daarnaast is het fijn als alle andere relevante acties uit jullie zorgstructuur op de jaarplanning staan: momenten van rapporten of verslagen, toets- en observatiemomenten, opbrengstanalyses, groeps- en of leerlingbesprekingen, oudergesprekken, belangrijke beslismomenten. Wat er op de jaarplanning komt, ligt vooral aan hoe jullie werken.
Natuurlijk vul je aan met alles wat jullie school, jullie school maakt: projecten, uitjes, speciale dagen.
Hoe zorg je voor rust in je eigen agenda?
Als je zoveel tijd steekt in een jaarkalender, wil je ook dat je daar de vruchten van plukt. Een goede planning zorgt bij iedereen voor overzicht, duidelijkheid en rust. Die wil je terug zien in je agenda en je to-dolijstjes.
Natuurlijk blijven er drukkere periodes in het schooljaar, maar door slim te plannen, haal je de grootste druk van die momenten af.
Dat begint met handig plannen. Hoe doe je dat? Daar is niet één pasklaar antwoord op, want dat ligt deels ook aan jullie voorkeuren en visie. Weeg daarom af welke informatie je nodig hebt voor een activiteit op je jaarkalender. Wil je in oudergesprekken informatie ophalen voor een leerlingbespreking? Of kies je ervoor om tijdens oudergesprekken informatie uit de leerlingbespreking te delen?
Werk je handelingsgericht (HGW) dan wil je eerst je groepsbesprekingen plannen en daarna pas je leerlingbespreking. Deze afwegingen bepalen het ritme in jullie schooljaar.
Een tweede punt dat gaat zorgen voor rust, is dat je ook de leuke activiteiten plant. Denk aan project- of themaweken, een speciale dag op school of een ander speciaal moment. Door die ook op de jaarplanning te zetten, betekent ook dat er ruimte komt voor die momenten. Houd die weken zoveel mogelijk vrij van andere zaken, zodat je ook echt kan genieten van die thema-afsluiting.
Doordat alles zo duidelijk is en iedereen precies weet waar hij of zij aan toe is, betekent dat iedereen alvast kan plannen. Moeten er over 3 weken verschillende analyses af zijn? Dan kan ik nu alvast beginnen. Scheelt jou als IB-er een hoop checken, herhalen en achter de feiten aanlopen. (lees: meer rust in jouw agenda).
Jaarkalender af, en dan?
Je hebt inmiddels vast gemerkt dat een goede jaarkalender maken tijd kost. Dat is ook de reden dat ik in april alvast begin aan de jaarplanning voor het schooljaar 2023-2024. Dat geeft mij (en mijn collega IB-er) genoeg tijd om alle puzzelstukjes te leggen.
Is de conceptversie eenmaal af dan is het tijd om de planning te delen met het team. Samen kijken we dan of alles inderdaad lekker loopt. Zijn we niks vergeten? Loopt het ook lekker voor de rest van het team?
Wees hier niet te bang voor weerstand. Ook de collega’s die niet staan te springen, leveren een belangrijk stuk informatie. In deze blog lees je meer over hoe je het best om kan gaan met weerstand.
Door samen te kijken naar de conceptversie, wordt het een gedeelde verantwoordelijkheid. Tijdens het schooljaar kan niemand met droge ogen zeggen dat de jaarplanning flut is, iedereen had immers inspraak.
Eenmaal vastgesteld print ik de jaarkalender graag uit en geef deze een prominente plek in mijn kantoor. Waarom? Dat heeft 2 redenen: ik zie heel snel wat er moet gebeuren, nu en over een paar weken, en kan hier makkelijk op inspelen. En lopen er toch dingen minder lekker dan verwacht, dan noteer ik deze direct op de jaarkalender. Alle aandachtspunten verwerk ik weer in de jaarkalender van het nieuwe schooljaar.
Op zoek naar een voorbeeldplanning?
Fijn al die tips, hoor ik je denken. Maar hoe ziet zo’n jaarkalender er dan uit? Snap ik. Groei zou Groei niet zijn, als ik je niet zou laten zien hoe zoiets eruit ziet. Daarom maakte ik voor het nieuwe schooljaar een complete jaarplanning met alle onderdelen uit de zorgstructuur. De jaarplanning gaat uit van een HGW-werkwijze. Je kan de jaarplanning makkelijk aanvullen met jullie activiteiten of aanpassen als je niet HGW werkt.