Stop met brandjes blussen!

“En dan moeten we eigenlijk ook nog aan de slag met de voorbereiding van de studiedag van eind april”.
Allebei kijken we zuchtend naar de lijst.
Ook dat nog.

Het afgelopen half uur hebben we al brainstormend een lijstje gemaakt van alle zaken die onze aandacht de komende periode nodig hebben.
Een half uur, want meer tijd konden we niet vinden.
Erg vrolijk werden we niet van die lijst, want hoewel er echt hele mooie en leuke punten opstonden, was de lijst lang.
Veel te lang voor wat wij z’n tweetjes konden uitvoeren.

Waar gingen we die tijd vandaan halen? Na nog een kritische blik streepten we een paar activiteiten door, die konden nog wel even wachten. Maar ja, de lijst bleef lang. En het was nou niet zo dat we niks aan het doen waren op de dagen dat we op school waren.

“Weet je”, zei ik tegen mijn collega, “Ik ben zo ontzettend klaar met het gevoel dat ik alleen maar brandjes aan het blussen ben”.
Ze knikte instemmend. We keken elkaar aan en pakten opnieuw onze agenda’s om een nieuwe afspraak te plannen.
Alleen maakten we toen geen nieuwe lijst, maar een plan hoe we het anders wilden. En ik kan je zeggen; dat plan heeft gewerkt!
Hieronder lees je wat ik geleerd heb van dat proces.

Stuur je drukte 1 richting op
Als IB-er heb je verschillende rollen binnen de school. Je houdt zicht op het reilen en zeilen in de klassen en tegelijkertijd een oogje op die ene collega die het lastig heeft.
Je bent hét aanspreekpunt voor externen en tegelijkertijd maak je die ene aanvraag voor onderzoek in orde. Je leidt alles in goede banen en dat vraagt dat je snel kan schakelen. Het vraagt overzicht, maar ook dat je net even een paar stappen op ‘de troepen’ vooruit loopt.
Als je weet wat er aan staat te komen en waar je naar toe wil, is het makkelijker om je aandacht te richten op wat echt nodig is op dat moment.
Toen ik eenmaal duidelijker had waar we naar toe gingen met de school, merkte ik een duidelijk verschil.
Nog steeds druk, maar niet meer als een kip zonder kop. (Nou ja, niet meer de hele tijd).

TIP: maak een bord met daarop die stip op de horizon. Een collage, woordweb, tekening; net wat bij jou past.
Wij maakten een muur met quotes en uitspraken die wij vonden passen bij ons gekozen punt.
Elke keer als we een keuze moesten maken of iets moesten gaan doen keken we naar die quotes. Dat maakte het makkelijker om prioriteiten te stellen.

Betrokken zijn is wat anders dan verantwoordelijk zijn
Deze vind ik eerlijk gezegd nog steeds lastig. Bij mezelf dan, want ik roep het continu tegen al ‘mijn’ startende IB-ers.
Je voelt je betrokken bij de school en je wilt dat het goed gaat met de mensen die er dagelijks zijn. Zonder die betrokkenheid zou je half niet zo goed zijn in je werk als je nu bent. Voor mij, en misschien ook wel voor jou, betekent dat automatisch dat ik veel te veel verantwoordelijkheid van het proces op mij neem.
Mijn taak is om collega’s te begeleiden in hun vak. Hoewel ik me bij al mijn collega’s betrokken voel, betekent dit niet dat ik overal invloed op heb.
Sterker nog: er zullen veel meer zaken zijn waar ik me bij betrokken voel dan waar ik daadwerkelijk invloed op heb. Dat besef zorgde ervoor dat ik mijn aandacht makkelijker los kon maken van knelpunten waar ik weinig kon betekenen en die energie kon richten op de punten waar ik wél het verschil kon maken.

TIP: Als je merkt dat iets veel energie kost, vraag je dan vooral af of je in die situatie invloed hebt. Is deze gering of misschien helemaal niet aanwezig, dan is het niet jouw taak om het probleem op te lossen. Bespreek met je team en directie regelmatig welke taak iedereen heeft.
Boekentip: Van wie is dit aapje.

Brandweerhelm in de aanslag
In de periode dat ik met mijn collega die berichte lijst maakte, was ik alleen maar bezig met brandjes blussen. Natuurlijk zullen er dagen tussen zitten, waarbij je het eerste probleem al oplost voordat je überhaupt je tas hebt neergezet. Maar als je structureel het grootste gedeelte van je werkdag bezig bent met oplossen van kleine en grote crises, gaat er iets mis. Dat betekent namelijk dat je geen tijd kan steken in de ontwikkeling van de school. Op die manier blijf je brandjes blussen.
Ik maak zelf graag gebruik van de Eisenhower-matrix. Met die matrix deel je al je werkzaamheden in 4 categorieën in.
Je maakt een afweging hoe belangrijk een taak is, maar ook  hoe urgent. De brandjes zitten in categorie urgent én belangrijk.
Dan zijn er nog de ontwikkelpunten die wel belangrijk zijn, maar niet urgent. En juist in deze categorie ligt de winst. Door meer tijd te steken in het ontwikkelen van bepaalde processen, hoe klein ook, nemen de brandjes af. Het wordt een opgaande spiraal. In het tweede plan dat ik met mijn collega schreef, stonden veel punten uit deze categorie.
Dan zijn er nog 2 categorieën: niet-urgent, niet belangrijk  en niet-urgent en niet belangrijk. Misschien overbodig om te zeggen, maar hoeveel van je werktijd wil je besteden aan niet belangrijke zaken?

TIP: Deel je werkzaamheden eens in de zoveel tijd in die Eisenhower-Matrix in. Stop met de zaken die niet belangrijk zijn. Maar kies ook bewust wat vaker voor de werkzaamheden die ervoor gaan zorgen dat de brandjes afnemen.

Neem de tijd
Zou jij ook zo graag eens dat ene boek echt willen lezen/die stapel vakliteratuur doorspitten/nu echt eens de groepen in/ dat verouderde protocol een opfrisser willen geven/eindelijk al die notities eens uitwerken? Er was een tijd dat ik veel in mijn eigen tijd deed,  niet omdat ik dat zo geweldig vond, maar omdat dit de enige manier was om er wel aan toe te komen. Gekkenwerk natuurlijk, zeker omdat het structureel werd.
Mijn punt is ook niet dat je nooit meer wat thuis moet doen. Ik pak ook nog regelmatig een boek en op vakantie gaat er altijd een stapel vakbladen mee.
Al die activiteiten die ik in de eerste twee regels van dit stukje noemde, zijn zaken die bij je werk als IB-er horen. Dit zijn ook de activiteiten die als eerste ondersneeuwen. Zonde natuurlijk dus neem ook voor deze zaken de tijd.

TIP:Plan in je agenda tijd in voor de dingen die je wel belangrijk vindt, maar waar je nu onvoldoende aan toe komt. Doordat ze in je agenda staan, is het lastiger om ze te skippen. Ik plan minimaal eens per maand een uur voor het lezen van vakliteratuur. Onderzoek ook eens of je een dag(deel) thuis kan werken. Dit zijn de perfecte momenten om protocollen te schrijven of die enorme berg aantekeningen uit te werken.

Brainstorm
In het plan van mijn collega en mij stond ook de wens dat we zo graag vaker tijd wilden hebben om na te denken over de ontwikkeling van de school en de begeleidingsstructuur. Dat hadden we al heel vaak tegen elkaar gezegd, maar het kwam er eigenlijk nooit van. En waarom eigenlijk? Pas toen we er ook echt tijd voor inruimden in onze agenda, gingen we het doen.
Zalig vond ik die uurtjes. Want op die momenten konden we terug naar onze quotes; dat waar we het allemaal voor deden. We dachten hardop, maakten idiote plannen en droomden tot we erbij neer vielen. Die momenten hielden ons scherp, maar zorgden er ook voor dat groter durfden te dromen. Met als gevolg dat we met ons team zaken gingen oppakken die enorm goed waren voor de school.
Naast onze 1 op 1 brainstormsessies in ons eigen cirkeltje, zochten we ook mensen buiten de school op. Die gesprekken leverden weer nieuwe impulsen, kritische vragen en een frisse blik.

TIP: Zoek regelmatig iemand om hardop mee te denken en dromen. Binnen je school, maar het liefst ook buiten je school.
En onthoud dan:
“Have an artists ambition, but an engineers mindset”
Met andere woorden: droom groots en ga daarna pas bekijken hoe je je dromen kan realiseren.

Bonustip: Groei houdt regelmatig een online IBrainstorm, waarbij we met een klein groepje IB-ers hardop denken over een thema binnen de school. Wil je erbij zijn?
Zoek Groei dan op Instagram op. Daar hoor je als eerste een nieuwe datum.

Behoefte aan een persoonlijke brainstorm met mij?