Na de toetsperiode begint voor mij, als intern begeleider, vaak een flinke klus.
Al die data moet verzameld worden en omgezet in actiepunten voor de komende periode.
Ik kan me natuurlijk 3 dagen opsluiten in mijn kantoor en daar als een malle gaan zitten tikken, plannen maken en een pracht van een document opstellen.
Zou ik kunnen doen, maar als het aan mij ligt pak ik het toch iets anders aan.
De meest waardevolle informatie zit namelijk in de klassen.
In plaats van typen tot ik een ons weeg, gebruik ik die tijd om een opbrengstvergadering met het team voor te bereiden.
Tijdens die vergadering pluizen we de cijfers uit en vertellen we samen het verhaal achter die getallen. Om daarna actiepunten op te stellen.
Door de jaren heen heb ik inmiddels een paar favoriete werkvormen die prettig zijn in gebruik én zorgen voor mooie gesprekken.
5x waarom
Tijdens een opbrengstvergadering met het team, wil je achterhalen hoe het komt dat sommige groepen prima profiteren van het aanbod, terwijl dit effect bij andere groepen wat uitblijft. We zijn daarbij geneigd om een aantal mogelijke oorzaken te noemen en dan door te gaan met het vinden van oplossingen voor die oorzaken.
In de meeste gevallen zul je merken dat die oplossingen wat werken. Dit komt doordat je te snel stopte met een oorzaak als hoofdoorzaak aanwijzen.
De 5x-waarom methode zorgt ervoor dat je echt tot de kern doordringt. De techniek is vrij simpel, maar vraagt een scherpe blik op het moment dat je ‘m toepast.
Een van de veelgehoorde vragen tijdens een dergelijke vergadering is “Hoe komt het dat onze resultaten achterblijven”.
Daar komt een antwoord op. In de meeste gevallen zal dit een plausibel antwoord zijn.
De truc is om nu door te vragen “waarom gebeurt dit?” En je vult daarbij het gegeven antwoord in.
Opnieuw komt er een verklaring en opnieuw stel je een waarom vraag.
Dit doe je, je raadt het al, minstens 5 keer. In de meeste gevallen ben je dan echt tot de kern van de oorzaak.
Voor die echte kern vind je met je team actiepunten.
Omgekeerd brainstormen
Heerlijk voor de “dat werkt vast toch niet”- collega’s.
In plaats van actiepunten en oplossingen te vinden voor verbeteringen, vraag je je team de andere kant op te denken.
Stel: we willen dat onze leerlingen nog slechter worden in automatiseren of we willen dat er nog meer ruzies ontstaan.
Vraag je team hier acties voor te bedenken.
Naast dat het een hele grappige opdracht is, maakt het ook de creativiteit los.
Vraag je team de bedachte oplossingen op te schrijven en inventariseer daarna de ideeën.
Het enige wat je nu nog hoeft te doen is de oplossingen om te draaien. In veel gevallen heb je dan een actiepunt om de situatie wél te verbeteren.
De effort- impact matrix
Lastig kiezen? Maak gebruik van de effort-impactmatrix.
Schrijf de bedachte oplossingen op een post it en laat ze door je team plaatsen in de matrix.
Je ziet dan direct welke snelle winsten je kan halen: die wil je eigenlijk morgen al oppakken.
Je hebt een goed beeld van zaken die wel heel zinvol zullen zijn (veel impact), maar wat meer tijd kosten om uit te voeren. Deze acties plan je in je (meer)jarenplan. Alle zaken die minder opleveren, laat je zitten. Bonustip: op instagram plaatste ik al een video met meer uitleg over deze werkvorm.
De blauwe oceaan
Neem je team mee naar een hele nieuwe wereld, waar nog niks vaststaat.
Met deze werkvorm vraag je je team na te denken over hoe ze het onderwijs (in het algemeen of voor een bepaald vak) zouden willen inrichten als alles mogelijk was.
De blauwe oceaan staat namelijk symbool voor een wereld waar nog niks is, maar alles kan ontstaan wat je kan bedenken.
In het begin zullen collega’s misschien nog vasthouden aan “ja, maar dat gaat toch niet”, blijf ze uitdagen tot een open brainstorm.
Deze werkvorm is het meest succesvol als je hem inleidt met een praatje over die mooie lege blauwe oceaan.
Vraag collega’s daarna in groepjes te onderzoeken welke van de oplossingen haalbaar zijn of haalbaar zijn te maken.
Doordat je je niet hebt laten tegenhouden door waarvan jij denkt wat wel of niet kan, vind je nieuwe oplossingen voor bekende problemen.
Heel vaak is een mooie oplossing met een kleine aanpassing wel realiseerbaar.
Het boodschappenlijstje
Geef collega’s tijdens de vergadering een vel met daarop de kopjes: “Actiepunten”, “Onthouden”, “Doorvertellen”, “Inzichten” en “Vragen”.
Tijdens de presentatie(s) van de data vraag je hen onder de kopjes op te schrijven wat ze bedenken.
Vraag collega’s daarna hun notities uit te wisselen en op die manier actiepunten voor de school te verzamelen.
(Deze werkvorm kun je ook goed inzetten wanneer er andere presentaties zijn.)