Een optimaal rapportgesprek

Gesprekken met ouders voeren we regelmatig.
Samen praten over en met het kind. Zorgen delen.
Afspraken maken.

Toch vond ik de gesprekken rondom een rapport nooit fijn. 
Je wilt van alles bespreken met de ouders, hebt maar erg weinig tijd.
En voor je het weet staat de volgende alweer voor de deur. 
Zul je altijd zien dat tegen het einde van het tienminuten-gesprek de ouder nog een dringende vraag heeft.

 

Met deze tips wordt het gesprek fijner en waardevoller

  • Start het gesprek met afstemmen. Vertel het doel en hoe lang jullie de tijd hebben.
    Bijv: "Fijn dat jullie er zijn. We hebben x minuten. In die tijd wil ik het in ieder geval met jullie hebben over...."
  • Vraag direct of ouders vragen hebben of andere punten waar ze het over willen hebben.
    Dan kun je die meenemen in jullie gesprek en voorkom je dat de grootste vraag vlak voor het einde gesteld wordt
  • Begin met een positief punt over het kind.  Houd balans tussen zorgen en zaken die goed gaan. 
    Maak je je echt zorgen? Dan wacht je niet tot het rapportgesprek. 
    Deze ouders nodig je eerder uit op een moment dat je daar de tijd voor hebt. Maar ook in dat gesprek: afstemmen.
  • Weet wat je in ieder geval wilt delen met ouders. Dit kun je noteren als je dat fijn vindt. 
    Houd het aantal punten beperkt. Voor jou als leerkracht zijn deze gesprekken intensief. Dat zijn ze ook voor ouders.
    Ze krijgen veel informatie over hun kind in een korte tijd. Door keuzes te maken, houd je het gesprek behapbaar voor beiden.
    Ook hier geldt natuurlijk, wil je veel meer bespreken dan plan je een ander gesprek
  • Betrek ouders bij de oplossing. Als je je zorgen maakt om een kind, deel dit en vraag om input en hulp.
    Herkennen ouders het probleem? En wat doen ze er thuis aan?
  • Als de tijd er bijna op zit, sluit je het gesprek af. Dit kun je doen door aan te geven dat het bijna tijd is of door kort samen te vatten wat jullie hebben afgesproken
  • Blijft een ouder zitten en vind je echt afsluiten toch lastig?
    Verander dan zelf van houding . Sta op en loop, al pratend naar de deur.

Een extra afspraak om verder te praten is natuurlijk zo gemaakt. Pas er op dat je hier niet te snel op aanstuurt.
Voor je het weet heb je met de helft van de ouders een tweede afspraak staan.
Door zorgen in een vroeg stadium te delen, voorkom je dat er tijdens een tienminuten-gesprek te weinig tijd is om alles goed te bespreken.
Neem de regie in het gesprek en je zult merken dat dit soort gesprekken makkelijker gaan én dat je beter binnen de tijd blijft.